1. Bedrijfsgegevens
Het AI Bedrijf B.V.
Grote Beerstraat 198A
9742 SE, Groningen
KvK-nummer: 98201905
E-mail: info@hetaibedrijf.nl
2. Welke gegevens verwerken wij?
Voor het gebruik van de Chatbot verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
- Identificatiegegevens: naam, e-mailadres, gebruikers-ID (via Keycloak authenticatie)
- Chatberichten: de berichten die u stuurt en ontvangt binnen de chatbot
- AI-gegenereerde content: antwoorden die door de AI zijn gegenereerd
- Kennisbankgegevens: door u toegevoegde bedrijfsinformatie en kennisbankartikelen
- Configuratiegegevens: uw AI-prompts, instellingen en voorkeuren
- Gebruiksgegevens: logbestanden, systeemgebruik en foutmeldingen
3. Met welk doel verwerken wij deze gegevens?
Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
- Het leveren van de Chatbot dienst
- Het verwerken van uw berichten met behulp van AI-technologie
- Het opslaan en raadplegen van uw kennisbank voor contextuele antwoorden
- Het onderhouden van contact en het bieden van technische ondersteuning
- Het verbeteren en beveiligen van onze diensten
- Het nakomen van wettelijke verplichtingen
4. Rechtsgrond voor verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:
- Toestemming: door gebruik te maken van de Chatbot
- Uitvoering van een overeenkomst: wanneer u klant bent en wij diensten leveren
- Wettelijke verplichting: zoals fiscale bewaarplicht
- Gerechtvaardigd belang: beveiliging, analyse en verbetering van dienstverlening
5. Met wie delen wij gegevens?
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met zorgvuldig geselecteerde subverwerkers:
- Microsoft Azure OpenAI Service (EU): AI-verwerking voor het genereren van antwoorden. Servers staan in Europa; alle data wordt verwerkt en blijft binnen de EU
- Hetzner (Duitsland, EU): serverhosting en database-opslag
Met deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten die voldoen aan de AVG.
6. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen:
- Beveiligde inlog via OAuth 2.0 (Google en Microsoft) met brute force bescherming
- Encryptie van data tijdens transport (HTTPS/TLS)
- Beveiligde opslag op EU-servers (Hetzner, Duitsland)
- Toegangsbeheer en logging van alle systeemtoegang
- Automatische beveiligingsupdates voor besturingssysteem en software
- Regelmatige back-ups
7. Bewaartermijn
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:
- Chatberichten: zolang uw account actief is
- Kennisbankgegevens: zolang uw account actief is
- Logbestanden: maximaal 12 maanden
- Administratieve gegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
8. Uw rechten
U heeft het recht om:
- Inzage te krijgen in de gegevens die wij over u verwerken
- Uw gegevens te laten corrigeren of verwijderen
- De verwerking van uw gegevens te beperken of hiertegen bezwaar te maken
- Uw gegevens over te laten dragen aan een andere partij (dataportabiliteit)
- Uw toestemming voor gegevensverwerking in te trekken
Een verzoek kunt u indienen via info@hetaibedrijf.nl
9. Cookies
De Chatbot gebruikt uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de applicatie. Er worden geen tracking- of analytische cookies gebruikt.
10. Contact
Voor vragen kunt u contact opnemen via:
E-mail: info@hetaibedrijf.nl
Website: hetaibedrijf.nl